بِسْـــــــــمِ ﷲِالرَّحْمَنِ الرَّحِيم
السَّلاَمُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُ اللهِ وَبَرَكَاتُهُ
A. Pengorganisasian Struktur Manajemen
1. Pengertian Struktur Organisasi
Sebelum
membaca dan memahami mengenai struktur organisasi alangkah baiknya jika kita
ketahui tentang, apa itu organisasi? Organisasi adalah sekelompok orang (dua
orang ataupun lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Struktur
organisasi
Struktur
organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun
posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Struktur organisasi dapat menggambarkan secara jelas
pemisahan kegiatan dari pekerjaan antara yang satu dengan kegiatan yang lainnya
dan juga bagaimana hubungan antara aktivitas dan fungsi dibatasi. Di dalam
struktur organisasi yang baik harus dapat menjelaskan hubungan antara wewenang
siapa melapor atau bertanggung jawab kepada siapa, jadi terdapat suatu
pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.
Fungsi Struktur Organisasi
Adapun
fungsi / kegunaan dari struktur dalam sebuah organisasi, berikut dibawah ini
penjelasannya:
a.
Kejelasan tanggung jawab
Setiap
anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawab dan juga apa saja yang
harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus
dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah
memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut
yang perlu di pertanggung jawabkan. Itulah fungsi struktur organisasi tentang
kejelasan tanggung jawab.
b.
Kejelasan kedudukan
Yang
selanjutnya yaitu kejelasan mengenai kedudukan,disini artinya anggota atau
seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah
dalam melakukan koordinasi dan hubungan, sebab adanya keterkaitan penyelesaian
mengenai suatu fungsi yang telah di percayakan kepada seseorang atau anggota.
c.
Kejelasan mengenai jalur hubungan
Fungsi
selanjutnya yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan maksudnya dalam melaksanakan
pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam sebuah organisasi maka akan
dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam
jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat saling
memberikan keuntungan.
d.
Kejelasan uraian tugas
Dan
Fungsi lainnya yaitu kejelasan mengenai uraian tugas didalam struktur
organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat
melakukan pengawasan maupun pengendalian, dan juga bagi bawahan akan dapat
lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena
uraian yang jelas. Itulah salah satu fungsi sebagai kejelasan uraian tugas.
2. Pengorganisasian
sebagai fungsi dari manajemen meliputi struktur formal dan informal.
Struktur
formal adalah struktur resmi organisasi yang menggambarkan fungsi yang
diharapkan dalam organisasi.
Struktur
informal atau “struktur bayangan” adalah struktur tidak resmi –namun memegang peran
penting- yang mengatur hubungan antar anggota organisasi.
3. Manfaat
Struktur Fungsional dan Divisional
Struktur Fungsional:
Æ
Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
Æ
Memusatkan keahlian organisasi
Æ
Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan
Æ
Memerlukan koordinasi internal yang minimum
Æ
Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
Æ
Sesuai untuk lingkungan yang stabil
Struktur Divisional:
Æ
Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah
organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.
Æ
Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi
penuh pada tugas-tugas.
Æ
Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.
Æ
Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai
dengan divisinya.
Æ
Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan
karena adanya koordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.
4. Kerugian Struktur Fungsional dan Divisional
Struktur Fungsional:
Æ
Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi
Æ
Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan
Æ
Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan
Æ
Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga
cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara
keseluruhan
Struktur Divisional:
Æ
Memungkinkan berkembangnya persaingan
disfungsional
antar sumber daya organisasi dan
konflik
antara tugas - tugas & prioritas-prioritas.
Æ
Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas
kepentingan
organisasi secara keseluruhan
Æ
Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan
kebijakan organisasi.
Æ
Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya
dan
distribusi biaya-biaya perusahaan
Æ
Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu
Kasus Organisasi
Wings
corporation didirikan pada tahun 1948 di Surabaya, Indonesia. Selama lima puluh
terakhir perusahaan ini telah berkembang dari sebuah industri rumah kecil
menjadi pemimpin pasar yang memperkerjakan ribuan orang dengan pabrik berlokasi
di Jakarta dan Surabaya.
Tujuan
dari Wings Corporation adalah memproduksi produk-produk kualitas Internasional
dengan harga ekonomis. Produksi pertama adalah dengan pembuatan sabun cuci
hijau buatan tangan. Dengan produk ini, Wings berhasil menembus pasar
kompetitif pada akhir tahun 1940-an.
Setelah
itu Wings memperkenalkan produk baru yaitu krim deterjen dan produk pembersih
lainnya dan saluran distribusi yang didirikan di seluruh Indonesia. Beberapa
dekade berikutnya melihat Wings terus memperluas lini produk untuk berbagai rumah
tangga dan produk perawatan pribadi.
Wings
juga memperluas jaringan distribusi selama periode ini, ke titik di mana produk
yang tersedia di hampir setiap kota dan desa di setiap provinsi negara itu,
situasi yang ada sampai hari ini. Wings saat ini memproduksi dan menjual
ratusan SKU rumah tangga dan produk perawatan pribadi, dan baru-baru memperluas
lini produknya termasuk minuman dan mie instan.
Di
industri toiletris Tanah Air, ada tiga pemain besar yang merangsek dan
menguasai pasar: Unilever, Procter & Gamble (P&G), dan Wings. Pemain
yang disebut pertama dan kedua adalah perusahaan multinasional. Pemain ketiga
adalah pemain lokal yang mampu bertengger di puncak dan menandingi raksasa
toiletris dunia. Dengan bendera PT Sayap Mas Utama, PT Wings Surya dan PT
Lioninda Jaya, puluhan produk keluaran kelompok usaha yang bermarkas di Kota
Buaya ini, sudah sangat familier di tengah masyarakat.
Di
industri makanan pun, raksasa Indofood dibuat kalang kabut dengan kehadiran Mie
Sedaap yang diluncurkan Wings pada April 2003. Hanya dalam tempo setahun, Mie
Sedaap berhasil “mencuri” 12% pangsa pasar Indofood. Meski tidak ada data
angka, pertumbuhan Mie Sedaap terus melejit. Hal ini terlihat dari penambahan
mesin dan kapasitas produksi di dua pabrik Gresik dan Bekasi. Selain merangsek
pasar dengan Mie Sedaap, Grup Wings juga membombardir pasar dengan produk
minuman Jas-Jus dan Ale-Ale. Kedua produk ini terlihat cukup mengkilap di
pasar.
Saran dari struktur fungsional:
Di
dalam Wings Corporation saat memulai usahanya, perusahaan ini berawal dari
industri rumah kecil yang memproduksi sabun cuci hijau buatan tangan, dan ini
dibuat dengan pengelompokkan para pekerja berdasarkan bagiannya. Begitu pula
saat perusahaan ini berkembang menjadi perusahaan yang besar. Perusahaan ini
mengelompokkan pekerja sesuai dengan aktivitas kerjanya, seperti dalam
pemroduksi, pengujian dan pengemasan.
Saran dari struktur divisional:
Di
dalam Wings Corporation, terdapat beberapa divisi terpisah berdasarkan
produknya, seperti PT Sayap Mas Utama, PT Wings Surya dan PT Lioninda Jaya yang
dipisahkan dengan beberapa produk sabun, seperti sabun mandi, sabun colek, dan
lain-lain. Terdapat pula divisi Wings Food yang merupakan divisi dari Wings
Corporation dalam bidang makanan dan minuman.
Referensi
http://bellafnd.blogspot.co.id/2013/10/brand-history-dan-produk-pt-sayap-mas.html
http://www.wingscorp.com/content/story.php?l=2&m=257
B. Actuating dalam Manajemen
George
R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Hal
yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa
seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
a. Merasa
yakin akan mampu mengerjakan,
b. Yakin
bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
c. Tidak
sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau
mendesak,
d. Tugas
tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
e. Hubungan
antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen
Actuating merupakan
bagian penting, dari proses management berlainan dengan ketiga fungsi
manajemen lainnya. Actuating khususnya berhubungan dengan
orang-orang. Bahkan banyak managers praktik, beranggapan
bahwa Actuating merupakan intisari management.
Faktor-Faktor Penting dalam Keberhasilan Penggerakan
Fungsi
penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia
bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :
Segi
Organisasi
a.
Terdapat peraturan-peraturan: Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang
memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam
maupun ke luar.
b.
Terdapat fasilitas-fasilitas: Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat
lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang
didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi
aspek kuantitas dan kualitas.
c. Terdapat
sarana komunikasi yang memadai: Sarana komunikasi yang memadai adalah segala
sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya
telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.
d.
Terdapat kader-kader pemimpin: Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa
untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya
perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi
kearah yang sesyai tujuan organisasi.
Segi
Pemimpin
a.
Wewenang: Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akantugas dan
wewenang yang diembannya (delegation of authority)
b. Memiliki
kelebihan-kelebihan: Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki
seseorang dan tidak terdapat pada orang lain
Menurut
Ord Way Tead dalam bukunya “The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat
yang harus dimiliki pemimpin adalah :
· Energi
jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)
· Semangat
untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)
· Ramah
dan penuh perasaan (frend lyness and effection)
· Integritas
(integrity)
· Kecakapan
teknis (technical skill)
· Mudah
mengambil keputusan (decisive ness)
· Cerdas
(intelligence)
· Kecakapan
mengajar (teaching skill)
· Keyakinan
(faith).
· Memahami
teknik-teknik kepemimpinan
Segi
Pegawai
Pegawai
yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa
yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan
itu antara lain :
a. Memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang memadai
b. Memiliki
pandangan bahwa pengabdian
c. Mau
dipimpim
d. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya
3. Prinsip Actuating dalam Manajemen
Manusia
dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang
dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukanactuating, yaitu :
- Prinsip
mengarah kepada tujuan: Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada
prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin
besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat
berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan
dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur
organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan
untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
- Prinsip
keharmonisan dengan tujuan: Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka
mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan
yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai
pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini
dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik
akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.
Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan
pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan
organisasi.
- Prinsip kesatuan
komando: Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk
menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan
hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya
ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian
instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk
memperoleh hasil maksimal.
Referensi
